弊社に税務顧問を依頼頂いた際に、顧問先様に月次でお願いさせて頂く処理を整理しました。
行って頂く内容としては、会計ソフトへの取引登録証憑書類(※)の提出がメインとなります。

※証憑書類:会計処理の裏付けとなる書類のこと

実施を頂く際には、クラウド会計ソフト(Freee・MoneyForward)を活用し、業務を効率化することで、顧問先様の負担は必要最低限となるよう、弊社にてサポートさせて頂きます。

1.事前準備:事業用銀行口座の用意

こちらは、毎月の処理を正しく効率的に実施するために必要な事前準備となります。

事業用の口座を用意する

処理を簡単に行うため、銀行口座についてはプライベートと事業用で切り分けて頂き、事業専用の銀行口座をご用意下さい。

インターネットバンキングへの登録

会計ソフト(Freee・MoneyForward)と口座情報を自動で連携するためには、インターネットバンキングへの登録が必要となりますので、インターネットバンキングへの登録をお願いしております。

2.事前準備:事業用クレジットカードの用意

こちらも、毎月の処理を正しく効率的に実施するために必要な事前準備となります。

事業用のクレジットカードを用意する

クレジットカードについても銀行口座と同様に、プライベート用のカードを事業用でも使用するのではなく、事業専用のクレジットカードをご用意下さい。

この時、作成したクレジットカードの引き落としは、事業用の口座から行われるよう設定します。

3.事前準備:用意した銀行口座等を会計ソフトに連携

こちらも事前準備として、用意した事業用の銀行口座・クレジットカードを会計ソフトへ連携します。

Freeeの場合

MoneyForwardの場合

4.取引登録:事業用口座の入出金

ここからが、実際に毎月実施をお願いさせて頂く処理内容となります。

事業用口座については会計ソフトとの連携が実施されていることが前提となりますので、基本的に取引情報を一から入力するのではなく、連携された明細をベースに取引登録を実施します

Freee・MoneyForwardともに、取引を登録する際のルール「こういう内容の明細に対しては、このように取引を登録する」を作成することができるので、一緒にルール整備を行いながら、徐々に取引登録を効率化していきましょう。

補足:取引に対して追加する情報
取引には、最低限「取引日」・「取引金額」・「取引相手」・「取引内容」を紐付けます。 このうち、「取引日」と「取引金額」については、そもそも入力しないと取引登録することはできないので、 残りの「取引相手」と「取引内容」を忘れずに入力します。

補足:取引に対して添付する証憑書類
取引登録後に、必要な証憑書類の添付を行いますが、そちらは後ほど別項目で説明いたします。

Freeeの場合:取引登録方法

連携している口座については、「自動で経理」と呼ばれる機能を用いて取引登録を行います。
また、取引を登録する際に使用するルールを「自動登録ルール」と言います。

基本的な流れとしては、以下のようになります。
・すでに自動登録ルールが設定されている場合
 ルールにより推測された内容を確認して、取引登録を行う
自動登録ルールが設定されていない場合
 取引登録と併せて、新たに自動登録ルールの設定を行う

MoneyForwardの場合

連携している口座については、「自動で仕訳」と呼ばれる機能を用いて取引登録を行います。
(FreeeとMoneyForwardで少しだけ名称が異なります。)
また、取引を登録する際に使用するルールを「自動仕訳ルール」と言います。
(こちらもFreeeとMoneyForwardで少しだけ名称が異なります。)

基本的な流れとしてはFreeeと同様、以下のようになります。
・すでに自動仕訳ルールが設定されている場合
 ルールにより推測された内容を確認して、取引登録を行う
自動仕訳ルールが設定されていない場合
 取引登録と併せて、新たに自動仕訳ルールの設定を行う

5.取引登録:事業用クレジットカードの利用

事業用口座と同様に、事業用クレジットカードについても会計ソフトとの連携が実施されていることが前提となりますので、基本的に取引情報を一から入力するのではなく、連携された明細をベースに取引登録を実施します。

登録の方法は、1つ前の項目で紹介した「事業用口座の入出金」の場合と同じです。

参考:クレジットカード利用時と引き落とし時の処理について
事業用のクレジットカードを利用した場合、クレジットカード利用時に明細が連携されるため、この時点で取引登録(費用計上)を実施します。
加えて、事業用クレジットカードの支払口座についても同様に連携されているため、利用代金が引き落とされたタイミング(口座から出金した時点)でも明細が連携されます。
そのため、引き落とし時には費用計上の仕訳を再度計上するのではなく、カード利用時に費用科目の相手勘定として計上した未払金を取り崩すこととなります。

ちなみにFreeeの場合、クレジットカード利用分が口座から引き落とされた際の登録方法は、通常の取引登録とは少しだけ勝手が異なります

6.取引登録:役員による個人用口座・現金からの支出

原則として、事業に関する支払いは事業用の銀行口座(クレジットカード)を用いてを実施しますが、例外的に個人用の口座・現金により支払いを行った場合、以下のように処理します。

ただし、
・個人用クレジットカードを用いた場合(個人用Suicaを用いた場合)については、次の項目で説明しておりますので、ここでは対象から除外させて頂きます。

Freeeの場合

前提として、個人用の口座を、事業用口座のようにFreeeに連携することは避けましょう。
個人用口座から支出を行った場合、以下のリンクを参考に手動で取引登録を行います。
(法人の場合と個人事業の場合とで少しやり方が異なります。)

MoneyForwardの場合

こちらもFreeeと同様、クラウド会計に個人用の口座を連携することは避けましょう。

ただしMoneyForwardの場合、Freeeのように手動で取引を登録する方法以外に、経費精算機能であるクラウド経費を用いることで、自動で明細データを連携することも可能です。
登録する取引が多い場合は、クラウド経費を使用する方法を提案させて頂きます。

また、MoneyForwardの場合はプライベートな支出を処理するための勘定科目が用意されていないため、あらかじめ「未払金(経費精算)」のような勘定科目を作成しておきます。

手動で登録する場合
クラウド経費を使用する場合

クラウド経費側に個人用の口座を連携したうえで、事業用の支出のみを対象に経費申請を行う方法です。
経費申請が承認された後、クラウド会計に明細を連携することができます。
取引の証憑書類の添付についても、クラウド経費上で行います。

参考:事業用の現金を保有するか?
業務効率化のため、事業用の現金については保有しないことをお勧めします。
この場合、事業用として保有する現金は存在しないため、現金で支払った際は、全て個人用の現金から支出したもの(個人で立替を行ったもの)とみなして処理を実施します。

7.取引登録:役員による個人用クレジットカードから支出
(個人用Suicaを用いた場合も同様)

基本的には、1つ前に紹介した「役員による個人用口座・現金からの支出」と同様ですが、もう少し取り得る選択肢が増えます。

Freeeの場合

「役員による個人用口座・現金からの支出」で紹介した方法の他に、Freeeに対象となるクレジットカードを連携してしまうことも可能です。

ただしその場合、個人用のクレジットカードを連携することになり、事業に関係の無い取引についても明細が連携されてしまうことになるので、「自動で経理」の「無視」機能を用いて事業に関係の無い取引を登録対象外とします。

補足:「無視」機能
「無視」機能はあくまでも個人用クレジットカードの連携時にのみ使用し、 事業用の口座や事業用のクレジットカードの明細に対しては使用しないようにして下さい。
(残高不一致の原因になってしまいます。)

MoneyForwardの場合

MoneyForwardの場合でも、Freeeと同様に、クラウド会計に口座を連携したうえで、事業に関係無い取引を「対象外」(=Freeeの「無視」機能と同じもの)にする方法も取りえます。
ただし、MoneyForwardについては先ほど述べた通り、クラウド経費側にデータ連携したうえで、対象の取引のみを経費申請することが可能なので、通常はこちらのやり方をお勧めしています。

8.取引登録:従業員による立替

従業員が法人の支出を立て替えた場合は、従業員から経費精算を行ってもらうことで、会計ソフトに取引を登録することとなります。

Freee・MoneyForwardともに経費精算機能が含まれております。

Freeeの場合

経費精算機能は、契約しているFreeeのプランによって利用範囲に制限があります。

FreeeヘルプセンターHP「Freee会計を使った経費精算の流れ」より

また、MoneyForwardと異なり、個人用の口座・クレジットカード等をデータ連携により経費登録することはできません。

MoneyForwardの場合

MoneyForwardの経費精算機能は、役員による立替の項目でも紹介した「クラウド経費」です。

クラウド経費の特徴として、データ連携を用いることで、個人用の口座・クレジットカード等から自動で明細を取得することが可能です。

9.取引登録:請求書発行(売上の計上)

売上に伴って請求書を発行する取引の場合、会計ソフトの請求書発行機能を用いて請求書を作成し、請求書を発行した時点で売上を計上することが望ましいです。

Freeeの場合

この時、売上入金前に売上計上(売掛計上)されていることになるため、売上入金時には口座からデータ連携された明細に対して、売掛金の消込処理を行います。

MoneyForwardの場合

Freeeと同様、売上入金前に売上計上(売掛計上)されていることになるため、売上入金時には口座からデータ連携された明細に対して、売掛金の消込処理を行います。

10.取引登録:請求書の受領(仕入・経費の計上)

請求書払いについては、「事業用の口座を連携しているんだから、出金のタイミングで明細連携により取引登録すれば良いじゃないか」と思われるかもしれません。

が、、金額とタイミングによっては請求書を受領した時点で先に取引登録(費用計上)を依頼させて頂くことがございます。
(場合によっては月次では支払ベースでの取引登録とし、期末のみ請求書を受領した時点での取引登録を依頼させて頂くこともございます。)

請求書を受領した時点で取引登録する場合は、データ連携による自動取引登録が行えないので、原則として手動で取引登録を行うこととなります。

Freee・MoneyForwardともにエクセルインポートによる取引登録も可能ですので、取引内容を踏まえて、効率的な方法を判断していきましょう。

Freeeの場合

MoneyForwardの場合

11.証憑添付:データ連携・手動で登録した取引分

データ連携および手動で登録した取引に対して、証憑書類の添付をお願いしております。

経費精算機能および請求書発行機能を用いて登録した取引については、
経費精算機能を用いて登録した取引 :既に経費精算する際に証憑添付済み
請求書発行機能を用いて登録した取引:発行した請求書を確認可能
のため、追加で証憑を添付頂く必要はございません。

添付が必要な書類

原則として、

現金により支払をした取引:領収書
現金以外で支払をした取引:領収書・請求書などの取引の内容が把握できる資料

となりますが、必要な書類については取引内容を踏まえて判断させて頂きます。

添付の方法:Freeeの場合

ファイルボックス機能を用いて、証憑書類の保存・取引への添付を行います。

添付の方法:MoneyForward

MoneyForwardの場合、1つの取引に添付可能はファイルは1つとなります。
(Freeeであれば複数ファイルを添付可能)

12.証憑提出:Googleドライブでの提出

基本的に、顧問先様にて登録頂いた取引に個別に紐づく証憑書類については会計ソフトへ添付済みですので、それ以外に提出頂く資料について、Googleドライブ(共有フォルダを設定)により資料の共有をお願いしております。

提出頂く資料の例:

  • 弊社側で登録することとなった取引に対する証憑書類
  • 預金口座の明細(データ連携を行っていない事業用口座)

さいごに

文章で読んでいると面倒臭そうだなと感じるかもしれません。
ですが、初めにも記載致しました通り、弊社に税務顧問を依頼頂いた際は、クラウド会計ソフト(Freee・MoneyForward)を適切に活用することで、顧問先様の負担は必要最低限となるよう、可能な限りサポートさせて頂きます!