クラウド会計ソフト(Freee・MoneyForward)の導入手順を整理しました。主な内容は、会計ソフトへの取引登録領収書や請求書の添付です。

【事前準備】事業専用の銀行口座

こちらは、毎月の会計処理を自動化するための事前準備です。

事業用の口座を用意する

銀行口座についてはプライベート用と事業用で区別し、事業専用の銀行口座をご用意下さい。

インターネットバンキングへの登録

会計ソフト(Freee・MoneyForward)と口座情報を自動連携するためには、インターネットバンキングへの登録が必要となります。

【事前準備】事業専用のカード

こちらも、銀行口座と同様に毎月の会計処理を自動化するための事前準備です。

事業用のクレジットカードを用意する

クレジットカードについても、事業専用のクレジットカードをご用意下さい。

この時、作成したクレジットカードの引き落としは、事業用の口座から行われるよう設定します。

【事前準備】銀行口座やカードを会計ソフトに連携

事業用の銀行口座・クレジットカードを会計ソフトへ連携します。

Freeeの場合

MoneyForwardの場合

銀行口座の入出金明細

ここからは、毎月行う作業です。

事業用口座を会計ソフトと連携すると、入出金明細(取引日・金額・取引相手)が自動入力されるので、連携された明細をベースに取引を登録します。

Freee・MoneyForwardともに、取引を登録する際のルール(こういう内容の明細に対しては、このように会計処理をする)を登録できるので、会計処理を自動化していきましょう。

補足:取引に対して追加する情報
取引には、「取引日」「金額」「取引相手」「取引内容」を紐付けます。 このうち、「取引日」と「金額」については、そもそも入力しないと取引登録することはできないので、 残りの「取引相手」と「取引内容」を忘れずに入力します。

補足:取引に対して添付する書類
取引登録後に、必要な領収書や請求書を添付します(別項目で説明)。

Freeeの場合:取引登録方法

連携している口座については、「自動で経理」と呼ばれる機能を用いて取引登録を行います。
また、取引を登録する際に使用するルールを「自動登録ルール」と言います。

基本的な流れとしては、以下のようになります。
・すでに自動登録ルールが設定されている場合
 ルールにより推測された内容を確認して、取引登録を行う
自動登録ルールが設定されていない場合
 取引登録と併せて、新たに自動登録ルールの設定を行う

MoneyForwardの場合

連携している口座については、「自動で仕訳」と呼ばれる機能を用いて取引登録を行います。
(FreeeとMoneyForwardで少しだけ名称が異なります。)
また、取引を登録する際に使用するルールを「自動仕訳ルール」と言います。
(こちらもFreeeとMoneyForwardで少しだけ名称が異なります。)

基本的な流れとしてはFreeeと同様、以下のようになります。
・すでに自動仕訳ルールが設定されている場合
 ルールにより推測された内容を確認して、取引登録を行う
自動仕訳ルールが設定されていない場合
 取引登録と併せて、新たに自動仕訳ルールの設定を行う

カードの利用明細

事業用クレジットカードを会計ソフトと連携すると、利用明細(取引日・金額・取引相手)が自動入力されるので、連携された明細をベースに取引を登録します。

登録の方法は、1つ前の項目で紹介した「事業用口座の入出金」の場合と同じです。

参考:クレジットカード利用時と引き落とし時の処理について
クレジットカードを利用した日付で明細が連携されるため、この時点で取引登録(費用計上)を行います。
加えて、クレジットカードの支払口座についても同様に連携されているため、利用代金が引き落とされたタイミング(銀行口座から出金した時点)でも明細が連携されます。
そのため、引き落とし時には費用計上の仕訳を再度計上するのではなく、カード利用時に費用科目の相手勘定として計上した未払金を取り崩します。

※Freeeの場合、クレジットカード利用分が銀行口座から引き落とされた際の登録方法は、通常の取引登録とは少し異なります。

役員による個人口座・現金からの支出

事業に関する支払いは原則として事業用の銀行口座やクレジットカードを使用しますが、例外的に個人用の銀行口座や現金で支払いを行った場合、以下のように処理します。

※個人用クレジットカードを用いた場合(個人用Suicaを用いた場合)については、ここでは除外します(次の項目で説明)。

Freeeの場合

前提として、個人用の口座を、事業用口座のようにFreeeに連携することは避けましょう。
個人用口座から支出を行った場合、以下のリンクを参考に手動で取引登録を行います。
(法人の場合と個人事業の場合とで少しやり方が異なります。)

MoneyForwardの場合

こちらもFreeeと同様、クラウド会計に個人用の口座を連携することは避けましょう。

MoneyForwardの場合、手動での登録に加えて、経費精算機能であるクラウド経費を用いて個人口座の入出金明細を自動入力することも可能です。
登録する取引が多い場合は、クラウド経費を使用します。

また、MoneyForwardの場合はプライベートな支出を処理するための勘定科目が用意されていないため、あらかじめ「未払金(経費精算)」のような勘定科目を作成しておきます。

手動で登録する場合
クラウド経費を使用する場合

クラウド経費側に個人口座を連携し、事業用の支出のみを対象に経費申請を行う方法です。
経費申請が承認された後、クラウド会計に明細を連携することができます。
領収書や請求書の添付についても、クラウド経費上で行います。

参考:事業用の現金を保有しない場合
現金取引は個人の現金で行うため、個人で立替えたものとして会計処理を行います。

プライベートの銀行口座・カード・Suicaの利用

基本的には、1つ前に紹介した「役員による個人口座・現金からの支出」と同様ですが、もう少し選択肢が増えます。

Freeeの場合

「役員による個人用口座・現金からの支出」で紹介した方法の他に、Freeeに対象となるクレジットカードを連携してしまうことも可能です。

ただし、個人用のクレジットカードを連携することになり、事業に関係の無い取引についても明細が連携されるので、「自動で経理」の「無視」機能を用いて事業に関係の無い取引を登録対象外とします。

補足:「無視」機能
「無視」機能はあくまでも個人用クレジットカードの連携時にのみ使用し、 事業用の口座や事業用のクレジットカードの明細に対しては使用しないようにして下さい。
(残高不一致の原因になってしまいます。)

MoneyForwardの場合

MoneyForwardの場合でも、Freeeと同様に、クラウド会計に口座を連携したうえで、事業に関係無い取引を「対象外」(=Freeeの「無視」機能と同じもの)にする方法もあります。
ただし、MoneyForwardについては先ほど述べた通り、クラウド経費にデータ連携したうえで、対象の取引のみを経費申請することが可能なので、こちらの方法をお勧めしています。

個人の立替経費の精算

社員が会社の経費を立て替えた場合は、社員が経費申請を行うことで、会計ソフトに取引を登録します。

Freee・MoneyForwardともに経費精算機能が含まれております。

Freeeの場合

経費精算機能は、契約しているFreeeのプランによって利用範囲に制限があります。

FreeeヘルプセンターHP「Freee会計を使った経費精算の流れ」より

また、MoneyForwardと異なり、個人用の口座・クレジットカード等のデータ連携により自動で経費登録することはできません。

MoneyForwardの場合

MoneyForwardの経費精算機能は、役員による立替の項目でも紹介した「クラウド経費」です。

クラウド経費の特徴として、データ連携を用いることで、個人用の口座・クレジットカード等から自動で明細を取得することが可能です。

売上の請求書作成

売上に伴って請求書を発行する取引の場合、会計ソフトの請求書発行機能を用いて請求書を作成し、請求書を発行した時点で売上を計上することが望ましいです。

Freeeの場合

この時、売上入金前に売上計上(売掛計上)されていることになるため、売上入金時には口座からデータ連携された明細に対して、売掛金の消込処理を行います。

MoneyForwardの場合

Freeeと同様、売上入金前に売上計上(売掛計上)されていることになるため、売上入金時には口座からデータ連携された明細に対して、売掛金の消込処理を行います。

請求書の受領(仕入・経費の計上)

請求書払いについては、「事業用の口座を連携しているんだから、出金のタイミングで明細連携により取引登録すれば良いじゃないか」と思われるかもしれません。

しかし、青色申告を行う場合、請求書を受領した時点で先に取引登録(費用計上)を行う必要があります。
毎月の対応が難しい場合、月次では支払ベースでの取引登録とし、期末のみ請求書を受領した時点での取引登録を行います。

請求書を受領した時点で取引登録する場合は、データ連携による自動取引登録が行えないので、原則として手動で取引登録を行うこととなります。

Freee・MoneyForwardともにエクセルインポートによる取引登録も可能ですので、取引内容を踏まえて、効率的な方法を判断していきましょう。

Freeeの場合

MoneyForwardの場合

領収書や請求書の添付(データ連携・手動で登録した取引)

データ連携や手動で登録した取引に対して、領収書や請求書を添付します。

経費精算機能および請求書発行機能を用いて登録した取引については、
・経費精算機能を用いて登録した取引 :既に経費精算する際に領収書等を添付済み
・請求書発行機能を用いて登録した取引:発行した請求書を確認可能
のため、領収書等を添付する必要はありません。

添付が必要な書類

原則として、

現金により支払をした取引:領収書
現金以外で支払をした取引:領収書・請求書などの取引の内容が把握できる資料

となりますが、必要な書類については取引内容を踏まえて判断します。

添付の方法:Freeeの場合

ファイルボックス機能を用いて、領収書等の保存・取引への添付を行います。

添付の方法:MoneyForward

MoneyForwardの場合、1つの取引に添付可能はファイルは1つとなります。
(Freeeであれば複数ファイルを添付可能)

Googleドライブへの保存(その他の資料)

お客様が登録した取引に個別に紐づく領収書や請求書については会計ソフトへ添付済みです。それ以外の必要な資料は、Googleドライブ(共有フォルダを設定)での提出をお願いしています。

提出資料の例:

  • 銀行口座やクレジットカードの明細