2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されました。
当記事では、マネーフォワードを使用した場合における、改正電子帳簿保存法への対応方法をまとめています。

出所:マネーフォワード公式サイト
https://biz.moneyforward.com/denshi-hozon/

電子帳簿保存法の3つの区分

①電子帳簿等保存

【対象の書類】
国税関係帳簿:仕訳帳、総勘定元帳など
決算関係書類:貸借対照表、損益計算書など

従来、これらの書類は紙面での保存が原則でしたが、改正電子帳簿保存法では電子保存の要件が緩和されています。特にユーザ側での対応を行わずとも、マネーフォワード上で作成されたデータは電子帳簿保存法の要件を満たしています。(後述する「優良電子帳簿」の要件を満たす場合は対応事項あり)

参考:改正電子帳簿保存法の帳簿保存について

ポイント(1)改正後の電子帳簿保存法が適用される会計年度
国税関係帳簿(仕訳帳・総勘定元帳など)については、2022年1月1日以降に開始される会計年度より改正後の電子帳簿保存法が適用されます。改正前の電子帳簿保存法が適用される会計年度については、引き続き紙での保存が求められるので注意が必要です。
(例:3月決算の法人の場合、2022年3月期までは改正前の電子帳簿保存法が適用され、2023年3月期から改正後の電子帳簿保存法が適用される)

対して、国税関係書類(貸借対照表・損益計算書など)については2022年1日1日以降に終了する会計年度より改正後の電子帳簿保存法が適用されます。
(例:3月決算の法人の場合、2022年3月期より改正後の電子帳簿保存法が適用されます。)

ポイント(2)PDFでの出力は不要
マネーフォワード上で作成されたデータ自体が電子帳簿保存法の要件を満たしているので、別途PDFでの出力・保存は不要です。
ただし、確定した期間の会計情報が意図せず変更されないよう、仕訳のロックを行うことを推奨します。
仕訳ロックの手順は、サポートページ帳簿管理機能の使い方に記載されています。

ポイント(3)優良電子帳簿への対応
国税関係帳簿・決算関係書類については、通常の要件に加えて、追加要件を満たすことで「優良電子帳簿」と認められます。「優良電子帳簿」と認められた場合は、申告漏れの際に課される過少申告加算税を5%軽減することができます。
当記事では、あくまでも「一般電子帳簿」を満たす場合の対応をまとめているので、「優良電子帳簿」については説明を割愛しますが、内容およびマネーフォワードにおける対応方法の詳細は、サポートページ改正電子帳簿保存法の帳簿保存についてに記載されています。

②スキャナ保存

【対象の書類】
紙で受領した取引関係書類:請求書・領収書・契約書・見積書など

従来、これらの書類は紙の原本での保存が原則でしたが、改正電子帳簿保存法では電子保存の要件が緩和されています。マネーフォワードの機能を利用してスキャナ保存に対応することが可能です。

ポイント(1)改正後の電子帳簿保存法が適用される会計年度
2022年1月1日以降に保存する書類について改正後の電子帳簿保存法が適用されます(取引日が2022年1月1日より前でも、2ヶ月7営業日以内の保存日が2022年1月1日以降ならOK)。

ポイント(2)従来の紙での保存も認められる
スキャナ保存は、紙の資料をスキャン又は撮影して電子保存することが認められる制度ですが、従来の紙での保存も引き続き認められます。従って、スキャナ保存の要件を満たしていない場合(システムの設定、2ヶ月7営業日ルール、添付資料の不備など)のリスク回避のために、引き続き紙の原本も保存を推奨します。

③電子取引

【対象の書類】
電子データで受領・作成した取引関係書類:請求書・領収書・契約書・見積書など

従来、これらの書類は紙に出力して保存することが原則でしたが、改正電子帳簿保存法では電子保存が原則として義務化されました。マネーフォワードの機能を利用して電子取引に対応することが可能です。

ポイント(1)改正後の電子帳簿保存法が適用される会計年度
2022年1月1日以降の取引について改正後の電子帳簿保存法が適用されます(取引日が2022年1月1日より前で、保存日が2022年1月1日以降である場合は適用不可)。

ポイント(2)従来の紙での保存は2年間だけ認められる
電子取引については、電子的に授受した取引情報をデータで保存することが義務化されました。ただし、2022年1月1日以降も2年間に限り、電子取引を従来のように紙に出力して保存する経過措置が容認されます。

マネーフォワードでのスキャナ保存・電子取引への対応

マネーフォワードを利用したスキャナ保存・電子取引への対応は次の図のようになっています。マネーフォワードの各種のシステムを利用することで、クラウド経費やクラウドBoxに電子帳簿保存法を満たす方法で電子データが保存されます。

スキャナ保存

電子取引

出所:マネーフォワード公式サイト
https://biz.moneyforward.com/denshi-hozon/

データで発行する請求書・領収書・見積書・納品書

クラウド請求書を使用することで電子帳簿保存法への対応が可能です。
クラウド請求書の導入手順については弊社の記事「マネーフォワード クラウド請求書の導入」を参照ください。
クラウド請求書を使用して請求書・領収書・見積書・納品書を発行する場合、電子帳簿保存法を満たすためには、以下のいずれかの機能を利用する必要があります。
・メール送信機能
・郵送代行機能

対応方法の詳細は、サポートページ電子帳簿保存法への対応についてに記載されています。
これらの機能を利用しない場合はクラウドBoxへの連携による保存が行われないため、注意が必要です。

紙・データで受領する請求書・領収書・見積書・納品書

クラウド会計を利用する場合と、クラウド経費を利用する場合に分けて記載します。

クラウド会計を利用する場合

クラウド会計を利用する場合、「証憑添付機能」を使用します。
手順の詳細は、サポートページ「証憑添付機能の使い方」に記載されています。

ポイント(1)「スキャナ保存機能を利用する」にチェック
・「各種設定」>「事業者」画面を開きます。
・「電子帳簿保存法」の「スキャナ保存」で「スキャナ保存機能を利用する」にチェックを入れ、「設定を保存」をクリックします。
・これにより、添付資料がスキャナ保存の要件を満たさない場合は、アラートメッセージが表示されるようになります。

ポイント(2)データの保存
データを添付する際、ファイルの選択画面にて、「アップロード」または「クラウドBoxから選択」のいずれかの方法でファイルを添付することができます。詳細は、サポートページ「証憑添付機能の使い方」に記載されています。
【スキャナ保存】
必ず「アップロード」を使用してファイルを添付します。「クラウドBoxから選択」ではスキャナ保存の要件を満たさないので注意が必要です。
【電子取引】
「アップロード」または「クラウドBoxから選択」のいずれかでファイルを添付します。そうすることで、クラウドboxに「日付・金額・(摘要に入力した)取引先」の情報が連動します。
なお、電子取引については後述する「クラウドboxだけを利用した方法」でも電子帳簿保存法への対応が可能です。

ポイント(3)仕訳を登録する際は、摘要欄に「取引先名」を入力
保存要件の1つである検索要件を満たすために、仕訳を登録する際は、摘要欄に「取引先名」を入力します。

ポイント(4)サイズを入力(原本の大きさがA4より大きい場合)
添付資料の原本の大きさがA4より大きい場合は、サイズの入力が必要です。仕訳の右側に表示されている青いクリップのアイコンをクリックして「サイズ入力」を選択し、サイズを入力・保存します。

ポイント(5)2ヵ月7営業日以内に保存を行う
データを受領してから、最長2ヵ月7営業日以内に保存を行います(事務処理規程に作業日程を記載します)。

クラウド経費を利用する場合

クラウド経費を利用して電子帳簿保存法に対応する場合、追加料金を支払ってオプション(コーポレートプラン又はエンタープライズプラン)に加入する必要があります。
加入方法の詳細は、サポートページ「電子帳簿保存法への対応手順」に記載されています。

加入後に、管理設定>経費機能設定>電子帳簿保存法より「電子帳簿保存法機能の適用」を有効にします。

ポイント(1)2ヵ月7営業日以内に保存を行う
データを受領してから、最長2ヵ月7営業日以内に保存を行います(事務処理規程に作業日程を記載します)。

銀行口座・クレジットカードの明細

現状、マネーフォワードは、銀行口座の入出金明細やクレジットカードの利用明細について電子帳簿保存法に対応していません。領収書や請求書等と同様に、仕訳に逐一明細を添付していく方法も考えられますが、現実的ではありません。
銀行口座・クレジットカードの明細については、銀行やカード会社のWEBサイトで電子帳簿保存法の要件を満たすか、(2022年1月1日から2年間は従来の保存方法も容認されるため)毎月、紙面での出力・保存を行う方法が考えられます。

事務処理マニュアルの準備

これまでに紹介したシステム上での対応以外に、電子帳簿保存法に関する事務処理マニュアルを整備しておくことが要求されています。
国税庁のホームページで公表されているサンプルをベースに作成することができます(会社名や経理処理のスケジュールを自社用に変更します)。
参考:各種規程等のサンプル(国税庁)

(1)スキャナ保存
上記リンク先の「スキャナ保存に関するもの」で示されている以下2つの規程を整備します。
・スキャナ保存による電子化保存規程
・国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類

(2)電子取引
上記リンク先の「電子取引に関するもの」で示されている以下2つの規程のうち、法人版か個人事業主版のいずれかを整備します。
・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(法人の例)
・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(個人事業主の例)

その他参考情報

電子取引の保存方法(スキャナ保存は対象外)

電子取引については、クラウドboxだけを利用した方法でも電子帳簿保存が可能です。
この方法ではスキャナ保存の要件は満たせず、スキャナ保存については、クラウド会計の証憑添付機能が必須ですのでご注意ください。

手順
・クラウドboxのアップロード機能を用いてファイルを保存
 参考:「アップロード」機能の使い方
・ファイル名に「日付・金額・取引先」を入力

上記によって、個々の仕訳への添付が無くても電子帳簿保存法への対応が可能です。

領収書の必要性

領収書は金銭の支払いを証明する書類ですが、保存の必要性は以下の通りです。

(1)現金取引
領収書の保存が必須です。

(2)領収書が無い現金取引
領収書の保存は必要ありません。例えば電車代は、取引日・利用区間・訪問先・金額などを記録した上で経費精算を行います。

(3)銀行口座やクレジットカードでの決済
銀行口座やクレジットカードの明細が領収書の代わりになります。ただし、それだけでは取引内容(購入した物、サービス利用期間、取引先、税率など)が分からないため、領収書の有無にかかわらず、支払内容を示す書類(領収書、請求書、サービス利用明細、WEB画面やメール文章の画像やPDFなど)の保存が必要です。

資料の保存期間

税務上、各種資料の法定保存期間は以下の通りです。ただし、税法以外の法律で保存が要求される場合については、この限りではありません。

(1)法人:10年
(2)個人(事業所得、不動産所得、山林所得あり):7年
(3)個人(事業所得、不動産所得、山林所得なし):5年

電子帳簿保存法に関するマネーフォワード公式ページ

マネーフォワードでの電子帳簿保存法の対応
https://biz.moneyforward.com/denshi-hozon/
https://biz.moneyforward.com/accounting/basic/44331/

クラウド会計(法人)
https://biz.moneyforward.com/support/account/guide/e-book
https://biz.moneyforward.com/support/account/guide/e-book/ca-eb01.html
https://biz.moneyforward.com/support/account/guide/e-book/ca-eb02.html
https://biz.moneyforward.com/support/account/guide/e-book/ca-eb03.html
https://biz.moneyforward.com/support/account/guide/e-book/history.html
https://biz.moneyforward.com/support/account/guide/e-book/voucher_attached.html

クラウド確定申告(個人)
https://biz.moneyforward.com/support/tax-return/guide/e-book
https://biz.moneyforward.com/support/tax-return/guide/e-book/tr-eb01.html
https://biz.moneyforward.com/support/tax-return/guide/e-book/tr-eb02.html
https://biz.moneyforward.com/support/tax-return/guide/e-book/tr-eb03.html
https://biz.moneyforward.com/support/tax-return/guide/e-book/history.html
https://biz.moneyforward.com/support/tax-return/guide/e-book/voucher_attached.html

クラウド経費(経費精算)
https://biz.moneyforward.com/support/expense/guide/e-book/eb03.html
https://biz.moneyforward.com/expense/denshi_hozon/
https://biz.moneyforward.com/support/expense/guide/admin-or/or32.html

クラウド請求書(請求書・領収書・見積書・納品書の発行)
https://biz.moneyforward.com/support/invoice/guide/e-book/eb01.html

クラウドbox(電子帳簿保存法に対応したクラウドストレージ)
https://biz.moneyforward.com/box/
https://biz.moneyforward.com/support/box/faq/ebq