マネーフォワード クラウド経費では、立替経費の精算を行い、クラウド給与(立替経費を含めて給与明細を作成)やクラウド会計(自動で会計処理を行う)と連携させることができます。

クラウド経費はマネーフォワードの基本プランの中に含まれていますので、個別に申込をする必要はありません。

【参考】マネーフォワード クラウド経費のご案内

【参考2】料金プランと機能(法人向け)

事前設定

参考マネーフォワード クラウド経費 使い方ガイド

事前設定① 事業者設定

まずは、「管理設定>事業者設定>事業者設定から会社の情報を登録します。

手順の詳細事業者設定

事前設定② 従業員の追加

「管理設定>従業員>従業員一覧からクラウド経費を利用する従業員を登録します。「従業員追加」をクリックし、「新規招待」をクリックします。

手順の詳細従業員

スタンダード税理士法人の担当者を、権限「管理」で追加登録します。

事前設定③ 仕訳連携設定

まず、クラウド会計との連携を許可するために、「管理設定>経費機能設定>クラウドシリーズ連携」で連携先のプロダクトを「マネーフォワードクラウド会計」に、仕訳の送信を「送信する」に設定します。

次に、クラウド会計側で、「自動で仕訳>経費・債務支払から入力>仕訳連携設定」が「明細」単位になっていることを確認します。

事前設定④ 貸方科目の初期値を設定

まず、「管理設定>経費機能設定>科目・税区分>勘定科目で「会計の勘定科目と税区分を連携」を選択して、クラウド会計で設定されている勘定科目をインポートします。

次に、勘定科目の未払金(補助科目:経費精算)を編集し、補助科目の利用可否について「経費科目 貸方」の「利用する」に✓を付けて設定を保存します。

勘定科目:未払金
補助科目:経費精算

最後に、「管理設定>従業員>従業員一覧より、貸方科目および貸方補助科目の初期値を以下の通り変更します。

貸方科目:未払金
貸方補助科目:経費精算

事前設定⑤ 連携サービスの設定

金融機関の口座やクレジットカード等と連携することで、情報を自動取得することが出来ます。
クラウド会計側でもサービスの連携を行うことが出来ますが、両者の使い分けは以下の通りです。

法人専用口座・法人専用カードクラウド会計側に連携する
会社への立替経費の支払いに使用する個人カードやSUICA等クラウド経費側に連携する

【手順の詳細】連携サービス一覧

ポイント:口座やカードの表示/非表示
連携サービス表示設定で連携する口座・カードの表示/非表示が設定できます。
自身がオーナー(管理者)である場合、クラウド会計で連携している口座・カード情報についてもクラウド経費側で表示されるようになっております。クラウド経費で利用しない口座・カード情報は非表示に設定する必要があります。

事前設定⑥ 電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法の要件を満たすためには、追加オプション(1人あたり200円~、最低5人分の料金)に加入する必要があります。

オプションに加入にする
まず、「管理設定>事業者設定>プランから「コーポレートプラン」または「エンタープライズプラン」に変更します。

【手順詳細】Q. オプションプランの変更方法を教えてください。

電子帳簿保存法機能を「有効」にする
オプション加入後に、「管理設定>経費機能設定>電子帳簿保存法から「電子帳簿保存法機能の適用」を有効にします。

経費精算申請

個人の現金等で会社の経費を立て替えた従業員が、経費精算の申請を行います。

【手順の詳細】経費精算申請

ポイント:経費精算のタイミング
経費精算は原則、月末締めとして翌月第5営業日を目安に申請(承認)を行います。
(例:1/1~1/31までの経費を翌月(2月)の第5営業日に申請する)

ポイント:領収書の添付
クラウド経費では、個々の明細に対して関連するデータを添付することができます。
領収書(領収書が無い場合:「銀行口座入出金明細やカードの利用明細」+「請求書など支出内容が分かるもの」)経費申請時に添付します。

申請された経費の承認

承認者は経費精算の申請内容を確認し、承認します。

【手順の詳細】承認

ポイント:確認する事項
領収書が適切に添付され、申請内容(日付、金額、支払先・内容、経費科目など)が正しいかを確認して承認を行います。内容に誤りがある場合は差し戻しを行います。

クラウド給与への連携

クラウド経費で作成した経費精算データを、クラウド給与で「立替経費」としてインポートすることができます。

【手順の詳細】マネーフォワード クラウド経費連携 機能の使い方

事前設定① 「従業員コード」「氏名」を一致させる

まず、クラウド給与とクラウド経費の「従業員コード」「氏名」を一致させておく必要があります。

クラウド経費側:「従業員一覧

クラウド給与側:「従業員情報

事前設定② 給与明細の支給項目に「立替経費」を設定

また、クラウド給与の給与明細の支給項目に「立替経費」を設定しておく必要があります(✓を付けて保存)。

クラウド給与側:「支給項目設定

クラウド経費側で「集計処理」

承認済みの経費精算について支払日を設定する集計処理を行います。

手順の詳細集計(支払処理)

クラウド給与側で「立替経費をインポート」

クラウド経費で集計処理した立替経費を、クラウド給与で作成する給与明細の支給項目「立替経費」に連動させます。

手順の詳細マネーフォワード クラウド経費連携 機能の使い方

クラウド会計への連携(仕訳登録)

クラウド経費から連携された経費データを、クラウド会計側で仕訳登録します。

手順の詳細】「経費・債務支払から入力」の使い方

ポイント:仕訳登録後にクラウド会計側で金額・日付の修正をしない
クラウド経費側とクラウド会計側では、対応する明細の日付・金額を一致させておく必要があるので、仕訳登録後にクラウド会計側で仕訳情報の更新(金額の変更や仕訳の削除)をしないようにします。