マネーフォワード クラウド経費では、立替経費の精算に加えてクラウド会計 ・クラウド給与に経費精算の情報を連動させることができます。

当記事では、クラウド経費の導入手順をまとめています。

【参考】マネーフォワード クラウド経費のご案内

クラウド経費の利用申込

クラウド請求書はマネーフォワードの基本プランの中に含まれていますので、個別に申込をする必要はありません。

ただし、申し込んだ基本プランに関わらず、クラウド経費上に保存した領収書等について、電子帳簿保存法の要件を満たすためには、追加オプション(1人あたり200円)に加入する必要があります。

オプションの加入方法
サポートページ「プラン」に記載されています。
(手順「3. オプションのご案内」を参考に、「コーポレートプランに変更する」を選択します。

電子帳簿保存法機能を「有効」にする
オプション加入後に、管理設定>経費機能設定>電子帳簿保存法より「電子帳簿保存法機能の適用」を有効にします。

【事前設定】事業者設定

事前設定の詳細は、サポートページはじめてガイドに記載されています。
当記事では、必要なものに絞って説明します。

まずは、クラウド経費を利用する際の会社の情報等を登録します。
手順の詳細は、サポートページ「事業者設定」に記載されています。

【事前設定】仕訳連携設定

クラウド会計側で、「仕訳連携設定」が「明細」単位になっていることを確認します。

【事前設定】従業員の登録

クラウド経費を利用する従業員の登録と権限の設定等を行います。

手順の詳細は、サポートページ「従業員」に記載されています。

【事前設定】貸方科目の初期値を設定

管理設定>従業員>従業員一覧より、貸方科目および貸方補助科目の初期値を以下の通り変更します。

貸方科目:未払金
貸方補助科目:経費精算

【事前設定】連携サービスの設定

金融機関の口座やクレジットカード等と連携することで、情報を自動取得することが出来ます。
クラウド会計側でもサービスの連携を行うことが出来ますが、両者の使い分けは以下の通りです。

法人専用口座・法人専用カードクラウド会計側に連携する
会社への立替経費の支払いに使用する個人カードやSUICA等クラウド経費側に連携する

手順の詳細は、サポートページ「連携サービス一覧」に記載されています。

ポイント:口座・カードの表示/非表示
「連携サービス表示設定」にて連携する口座・カードの表示/非表示が設定できます。
自身がオーナー(管理者)である場合、クラウド会計で連携している口座・カード情報についてもクラウド経費側で表示されるようになっております。クラウド経費で利用しない口座・カード情報は非表示に設定する必要があります。

経費精算申請

実際の経費精算は、サポートページ「経費精算申請」の手順に沿って行います。

ポイント:経費精算のタイミング
経費精算は原則、月末締めとして翌月第5営業日を目安に申請(承認)を行います。
(例1/1~1/31までの経費を翌月(2月)の第5営業日に申請する)

ポイント:領収書の添付
クラウド経費では、個々の明細に対して関連するデータを添付することができます。
領収書(領収書が無い場合:「銀行口座入出金明細やカードの利用明細」+「請求書など支出内容が分かるもの」)経費申請時に添付します。

申請された経費の承認

承認者は経費精算の申請内容を確認の上、承認する必要があります。サポートページ「承認」の手順に沿って行います。

ポイント:確認する事項
領収書が適切に添付され、申請内容(日付、金額、支払先・内容、経費科目など)が正しいかを確認して承認を行います。内容に誤りがある場合は差し戻しを行います。

クラウド会計への連携(仕訳登録)

クラウド経費から連携された経費データを、クラウド会計側で仕訳登録します。

手順の詳細は、サポートページ経費・債務支払から入力」の使い方に記載されています。

ポイント:データ連携のタイミング
データ連携のタイミングは、デフォルトでは「申請の承認時」となっております。
(こちら特に変更する必要ありません。)

ポイント:仕訳登録後にクラウド会計側で金額・日付の修正をしない
クラウド経費側とクラウド会計側では、対応する明細の日付・金額を一致させておく必要があるので、仕訳登録後にクラウド会計側で仕訳情報の更新(金額の変更や仕訳の削除)をしないようにします。

クラウド給与への連携

クラウド経費で作成した経費精算データを、クラウド給与で「立替経費」として取り込むことができます。

集計処理
クラウド給与との連携を行う前に、こちらの手順集計(支払処理)」に従い、集計データの作成を行います。

立替経費として取込
手順の詳細は、サポートページマネーフォワード クラウド経費連携 機能の使い方に記載されています。