2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されました。
当社では、マネーフォワードを使用した改正電子帳簿保存法への対応を推奨しており、当該対応方法に関する記事を公開しております。

マネーフォワード 電子帳簿保存法への対応
https://standardtax.jp/topics/mf-denshi-hozon/

ただし、処理の手間などを踏まえ、マネーフォワードを使用せずに資料保存することも考えられます。そのため当記事では、マネーフォワード不使用せずに電子帳簿保存法改正後の資料を保存する方法をまとめています。

出所:マネーフォワード公式サイト
https://biz.moneyforward.com/denshi-hozon/

参考:電子帳簿保存法の3つの区分

①電子帳簿等保存

【対象の書類】
国税関係帳簿:仕訳帳、総勘定元帳など
決算関係書類:貸借対照表、損益計算書など

従来、これらの書類は紙面での保存が原則でしたが、改正電子帳簿保存法では電子保存の要件が緩和されています。特にユーザ側での対応を行わずとも、マネーフォワード上で作成されたデータは電子帳簿保存法の要件を満たしています。(後述する「優良電子帳簿」の要件を満たす場合は対応事項あり)

参考:改正電子帳簿保存法の帳簿保存について

ポイント(1)改正後の電子帳簿保存法が適用される会計年度
国税関係帳簿(仕訳帳・総勘定元帳など)については、2022年1月1日以降に開始される会計年度より改正後の電子帳簿保存法が適用されます。改正前の電子帳簿保存法が適用される会計年度については、引き続き紙での保存が求められるので注意が必要です。
(例:3月決算の法人の場合、2022年3月期までは改正前の電子帳簿保存法が適用され、2023年3月期から改正後の電子帳簿保存法が適用される)

対して、国税関係書類(貸借対照表・損益計算書など)については2022年1日1日以降に終了する会計年度より改正後の電子帳簿保存法が適用されます。
(例:3月決算の法人の場合、2022年3月期より改正後の電子帳簿保存法が適用されます。)

ポイント(2)PDFでの出力は不要
マネーフォワード上で作成されたデータ自体が電子帳簿保存法の要件を満たしているので、別途PDFでの出力・保存は不要です。
ただし、確定した期間の会計情報が意図せず変更されないよう、仕訳のロックを行うことを推奨します。
仕訳ロックの手順は、サポートページ帳簿管理機能の使い方に記載されています。

ポイント(3)優良電子帳簿への対応
国税関係帳簿・決算関係書類については、通常の要件に加えて、追加要件を満たすことで「優良電子帳簿」と認められます。「優良電子帳簿」と認められた場合は、申告漏れの際に課される過少申告加算税を5%軽減することができます。

②スキャナ保存

【対象の書類】
紙で受領した取引関係書類:請求書・領収書・契約書・見積書など

従来、これらの書類は紙の原本での保存が原則でしたが、改正電子帳簿保存法では電子保存の要件が緩和されています。マネーフォワードの機能を利用してスキャナ保存に対応することが可能です。

ポイント(1)改正後の電子帳簿保存法が適用される会計年度
2022年1月1日以降に保存する書類について改正後の電子帳簿保存法が適用されます(取引日が2022年1月1日より前でも、2ヶ月7営業日以内の保存日が2022年1月1日以降ならOK)。

ポイント(2)従来の紙での保存も認められる
スキャナ保存は、紙の資料をスキャン又は撮影して電子保存することが認められる制度ですが、従来の紙での保存も引き続き認められます。従って、スキャナ保存の要件を満たしていない場合(システムの設定、2ヶ月7営業日ルール、添付資料の不備など)のリスク回避のために、引き続き紙の原本も保存を推奨します。

③電子取引

【対象の書類】
電子データで受領・作成した取引関係書類:請求書・領収書・契約書・見積書など

従来、これらの書類は紙に出力して保存することが原則でしたが、改正電子帳簿保存法では電子保存が原則として義務化されました。マネーフォワードの機能を利用して電子取引に対応することが可能です。

ポイント(1)改正後の電子帳簿保存法が適用される会計年度
2022年1月1日以降の取引について改正後の電子帳簿保存法が適用されます(取引日が2022年1月1日より前で、保存日が2022年1月1日以降である場合は適用不可)。

ポイント(2)従来の紙での保存は2年間だけ認められる
電子取引については、電子的に授受した取引情報をデータで保存することが義務化されました。ただし、2022年1月1日以降も2年間に限り、電子取引を従来のように紙に出力して保存する経過措置が容認されます。

紙で受領する請求書・領収書・見積書・納品書

紙で受領する請求書・領収書・見積書・納品書について、マネーフォワード上でデータ保存を行わない場合は、引き続き紙での保存を行います。

紙での保存方法について決まったルールはありませんが、税務調査が入った際に、スムーズに提出が出来るよう整理しておく必要があります。

データで受領する請求書・領収書・見積書・納品書

データで受領する請求書・領収書・見積書・納品書について、マネーフォワード上でデータ保存を行わない場合は、以下①・②の要件を満たしたうえでデータ保存を行います。

規則的なファイル名を付ける
データのファイル名に規則性ももって「日付・金額・取引先」を入力し、Googleドライブ等に保存しておくことで、フォルダの検索機能を確保する必要があります。

訂正および削除の防止に関する事務処理規程を作成および運用する
国税庁のホームページで公表されているサンプルをベースに事務処理規程を作成します。
(会社名や経理処理のスケジュールを自社用に変更します)。
参考:各種規程等のサンプル(国税庁)

上記リンク先の「電子取引に関するもの」で示されている以下2つの規程のうち、法人版か個人事業主版のいずれかを整備します。
・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(法人の例)
・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(個人事業主の例)

ただし、先ほども記載した通り、データで受領する請求書・領収書・見積書・納品書については、データでの保存が原則求められますが、2022年1月1日以降も2年間に限り、電子取引を従来のように紙に出力して保存する経過措置が容認されています。

資料の保存期間

税務上、各種資料の法定保存期間は以下の通りです。ただし、税法以外の法律で保存が要求される場合については、この限りではありません。

(1)法人:10年
(2)個人(事業所得、不動産所得、山林所得あり):7年
(3)個人(事業所得、不動産所得、山林所得なし):5年