2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されました。
当記事では、自社サーバーを使用した改正電子帳簿保存法への対応方法をまとめています。

電子帳簿保存法の3つの区分

①電子帳簿等保存

【対象の書類】
国税関係帳簿:仕訳帳、総勘定元帳など
決算関係書類:貸借対照表、損益計算書など

従来、これらの書類は紙面での保存が原則でしたが、改正電子帳簿保存法では電子保存の要件が緩和されています。マネーフォワード上で作成したデータは電子帳簿保存法の要件を満たしており、ユーザー側で特別な対応は必要ありません。(後述する「優良電子帳簿」の要件を満たす場合は対応事項あり)

【参考】改正電子帳簿保存法の帳簿保存について

ポイント(1)改正後の電子帳簿保存法が適用される会計年度
国税関係帳簿(仕訳帳・総勘定元帳など)は、2022年1月1日以降に開始される会計年度より改正後の電子帳簿保存法が適用されます。改正前の電子帳簿保存法が適用される会計年度は、引き続き紙での保存が求められるので注意が必要です。
(例:3月決算の法人の場合、2022年3月期までは改正前の電子帳簿保存法が適用され、2023年3月期から改正後の電子帳簿保存法が適用される)

一方、国税関係書類(貸借対照表・損益計算書など)は2022年1日1日以降に終了する会計年度より改正後の電子帳簿保存法が適用されます。
(例:3月決算の法人の場合、2022年3月期より改正後の電子帳簿保存法が適用されます。)

ポイント(2)PDFでの出力は不要
マネーフォワード上で作成されたデータ自体が電子帳簿保存法の要件を満たしているので、別途PDFでの出力・保存は不要です。
ただし、確定した期間の会計情報が意図せず変更されないよう、仕訳入力の制限を行うことを推奨します。

【参考】帳簿管理機能の使い方

ポイント(3)優良電子帳簿への対応
国税関係帳簿・決算関係書類について、一定の追加要件を満たすことで「優良電子帳簿」と認められ、申告漏れの際に課される過少申告加算税を5%軽減できますが、要件が厳しいため現実的ではありません。

【参考】改正電子帳簿保存法の帳簿保存について

②スキャナ保存(原本が紙)

【対象の書類】
紙で受領した取引関係書類:請求書・領収書・契約書・見積書など

従来、これらの書類は紙の原本での保存が原則でしたが、改正電子帳簿保存法では電子保存の要件が緩和されています。マネーフォワードの機能を利用してスキャナ保存に対応することが可能です。

ポイント(1)改正後の電子帳簿保存法が適用される会計年度
2022年1月1日以降に保存する書類について改正後の電子帳簿保存法が適用されます(取引日が2022年1月1日より前でも、2ヶ月7営業日以内の保存日が2022年1月1日以降ならOK)。

ポイント(2)従来の紙での保存も認められる
スキャナ保存は義務ではなく、従来の紙での保存も引き続き認められます。従って、スキャナ保存の要件を満たしていない場合(システムの設定、2ヶ月7営業日ルール、添付資料の不備など)のリスク回避のために、引き続き紙の原本も保存を推奨します。

③電子取引(原本がデータ)

【対象の書類】
電子データで受領/作成した取引関係書類:請求書・領収書・契約書・見積書など

従来、これらの書類は紙に出力して保存することが原則でしたが、改正電子帳簿保存法では電子保存が原則として義務化されました。マネーフォワードの機能を利用して電子取引に対応することが可能です。

ポイント(1)改正後の電子帳簿保存法が適用される会計年度
2022年1月1日以降の取引について改正後の電子帳簿保存法が適用されます(取引日が2022年1月1日より前で、保存日が2022年1月1日以降である場合は適用不可)。

ポイント(2)従来の紙での保存は2年間だけ認められる
2022年1月1日以降も2年間に限り、電子取引を従来のように紙に出力して保存する経過措置が容認されます。

原本が紙の請求書等の保存方法

紙で受領する請求書・領収書・見積書・納品書について、引き続き紙での保存を行います。

紙での保存方法について決まったルールはありませんが、税務調査が入った際に、スムーズに提出できるように整理しておきます。

原本がデータの請求書等(電子取引)の保存方法

データで受領する請求書・領収書・見積書・納品書について、マネーフォワード上でデータ保存を行わない場合は、以下①・②の要件を満たしたうえでデータ保存を行います。

規則的なファイル名を付けて検索可能にする
データのファイル名に規則性を持たせて「日付・取引先・金額」を入力し、自社サーバーに保存します。例えば下記のような規則的なファイル名を付けることで「日付・取引先・金額」で検索可能なります。

例1 2022年1月31日の取引について株式会社〇〇から110,000円の請求書等を受領
例2 2022年2月10日の取引について株式会社△△△から330,000円の請求書等を受領

訂正および削除の防止に関する事務処理規程を作成および運用する
国税庁のホームページで公表されているサンプルをベースに事務処理規程を作成します。
(会社名や経理処理のスケジュールを自社用に変更します)。
参考:各種規程等のサンプル(国税庁)

上記リンク先の「電子取引に関するもの」で示されている以下2つの規程のうち、法人版か個人事業主版のいずれかを整備します。
・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(法人の例)
・電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(個人事業主の例)

なお、2022年1月1日以降2年間に限り、従来のように紙に出力して保存する方法も経過措置として容認されています。

資料の保存期間

税務上、各種資料の法定保存期間は以下の通りです。ただし、税法以外の法律で保存が要求される場合については、この限りではありません。

(1)法人:10年
(2)個人(事業所得、不動産所得、山林所得あり):7年
(3)個人(事業所得、不動産所得、山林所得なし):5年